Les objectifs de la formation

• Comprendre les principes et les enjeux de la digitalisation d’un bureau d’ordre
• Apprendre à concevoir et implémenter un système de gestion documentaire numérique
• Mettre en place des processus de réception, traitement, et archivage des documents numériques
• Intégrer des outils et solutions digitales pour automatiser la gestion des documents
• Assurer la sécurité et la traçabilité des documents dans un environnement digitalisé
• Optimiser la gestion des flux d’informations et des documents au sein de l’entreprise

Le programme de la formation

Jour 1 : Introduction à la digitalisation du bureau d'ordre

1.1. Comprendre la digitalisation du bureau d'ordre

• Définition et avantages de la digitalisation des processus administratifs
• Comparaison entre un bureau d'ordre traditionnel et un bureau d'ordre digital
• Les enjeux de la dématérialisation pour l'entreprise : gain de productivité, réduction des coûts, amélioration de la sécurité et de la traçabilité

1.2. Les composantes d'un système de bureau d'ordre digital

• Présentation des outils et solutions numériques pour la gestion des documents (GED, ECM, etc.)
• Dématérialisation des documents entrants : numérisation, OCR, indexation automatique
• Les fonctionnalités clés d’un système de gestion des documents électroniques : archivage, accès, gestion des versions, etc.

1.3. Processus de mise en place du bureau d'ordre digital

• Identification des processus administratifs à digitaliser
• Choix des outils adaptés : solutions standards vs sur-mesure
• Élaboration de la feuille de route pour la mise en place d’un système de gestion documentaire digital

Jour 2 : Mise en œuvre des outils de gestion numérique et des processus

2.1. Numérisation et gestion des flux entrants

• Techniques de numérisation des documents entrants : choix des formats, gestion des volumes
• Mise en place de workflows automatisés pour le traitement des documents numériques
• Indexation et classement automatique des documents : meilleures pratiques pour une organisation efficace

2.2. Automatisation des processus de gestion des documents

• Mise en place de processus automatisés pour la validation, diffusion et archivage des documents
• Utilisation des outils numériques pour le suivi et la gestion des documents : notifications, alertes, rapports
• Optimisation de la gestion des tâches administratives grâce à la digitalisation

2.3. Sécurisation et gestion des accès

• Définition des rôles et des droits d’accès au système de gestion des documents
• Mise en place de mécanismes de sécurité pour protéger les documents numériques : cryptage, sauvegarde, contrôle des accès
• Conformité légale et gestion des archives : respecter les normes et les régulations en matière de gestion documentaire

Jour 3 : Optimisation et gestion à long terme du système de bureau d'ordre digital

3.1. Suivi et évaluation des performances du système digital

• Mesurer l’efficacité du système de gestion documentaire digital : indicateurs clés de performance (KPI)
• Outils d’analyse pour évaluer la performance des processus administratifs digitalisés
• Retour d’expérience : comment ajuster les processus en fonction des résultats obtenus

3.2. Gestion des évolutions et conformité juridique

• Suivi des évolutions technologiques : maintenir le système à jour avec les nouvelles solutions et tendances
• Conformité aux réglementations en matière de gestion des documents : RGPD, durées de conservation, obligations légales
• Gestion de l’évolution du système pour rester conforme et sécurisé

3.3. Cas pratique et étude de cas

• Atelier pratique : déployer un système de bureau d’ordre digital sur une plateforme de gestion documentaire
• Étude de cas : retour sur les projets réels ou fictifs de mise en place d’un bureau d’ordre digital dans une organisation
• Discussion sur les bonnes pratiques et les défis rencontrés durant la mise en place de ces systèmes

A qui s'adresse la formation ?

Responsables administratifs, gestionnaires de documents, responsables informatiques, chefs de projets numériques, et toute personne impliquée dans l'implémentation ou la gestion des systèmes d'information et des processus administratifs d'une organisation.  

Dates et villes

Tunis

1200.0 TND HT

Places disponibles (15)

S’inscrire

Du 13 May au 15 May 2025

AVIS