Les objectifs de la formation

• Comprendre les processus et les fonctions clés de la gestion du bureau d’ordre et du courrier.
• Maîtriser l’organisation et la gestion des flux documentaires entrants et sortants.
• Mettre en place un système de gestion du courrier efficace et sécurisé.
• Utiliser des outils de gestion pour optimiser le traitement du courrier et des documents.
• Appliquer des méthodes de classification, d’archivage et de suivi des courriers.
• Assurer la conformité des processus avec les normes de sécurité et les exigences légales.

Le programme de la formation

Jour 1 : Introduction à la gestion du bureau d’ordre et du courrier

1.1. Comprendre les fonctions du bureau d’ordre et du courrier

• Définition et rôle du bureau d’ordre dans une organisation.
• Les différentes missions du bureau d’ordre : réception, enregistrement, distribution, et archivage du courrier.
• L’importance d’une gestion efficace du courrier pour l’organisation et la productivité.
• Les enjeux de sécurité dans le traitement du courrier et des documents.

1.2. Organisation du flux de courrier

• Gestion des courriers entrants : réception, tri, distribution et enregistrement.
• Gestion des courriers sortants : préparation, expédition, et suivi.
• Les types de courriers (papier, électronique, urgent, etc.) et les procédures adaptées pour chaque type.
• Utilisation d’un système de suivi pour garantir le traitement en temps voulu.

1.3. Outils et techniques de gestion du courrier

• Introduction aux outils manuels et numériques pour la gestion du courrier.
• Présentation des logiciels de gestion de courrier : solutions informatiques pour automatiser le traitement.
• Mise en place d’un système d’étiquetage et de classification des documents.
• Gérer le courrier électronique : bonnes pratiques pour organiser les échanges électroniques et les documents associés.

Jour 2 : Optimisation de la gestion du bureau d’ordre et du courrier

2.1. Mise en place d’un système de gestion efficace du courrier

• Élaboration d’un processus standardisé pour le traitement du courrier.
• Définir des procédures de gestion des documents entrants et sortants.
• Mise en place d’un système d’enregistrement et de traçabilité des courriers (utilisation d’un journal de bord ou d’un logiciel).
• Optimisation du stockage physique et numérique des documents.

2.2. Archivage et conservation des courriers

• Les règles de conservation des documents : durée de conservation, modes de classement et d’archivage.
• Techniques d’archivage efficaces : classement physique, archivage électronique, et gestion hybride.
• Gestion des archives papier et numériques : critères de sélection pour conserver ou éliminer les documents.
• La réglementation relative à l’archivage des documents (conformité et obligations légales).

2.3. Sécurisation des processus de gestion du courrier

• La gestion de la confidentialité et de la sécurité des informations dans le courrier entrant et sortant.
• Mise en place de protocoles de sécurité pour protéger les informations sensibles.
• Les risques liés à la gestion du courrier et comment les minimiser.
• Assurer la conformité avec les normes de sécurité et de confidentialité.

2.4. Bilan et perspectives d’amélioration continue

• Évaluation des systèmes et processus de gestion du courrier en place.
• Identification des points de faiblesse et des opportunités d’amélioration.
• Mise en place d’un plan d’action pour l’optimisation continue de la gestion du courrier.
• Exemples de bonnes pratiques dans la gestion du bureau d’ordre et du courrier dans différentes organisations.

A qui s'adresse la formation ?

Responsables de la gestion documentaire, secrétaires, assistantes administratives, responsables des services généraux, et toute personne impliquée dans la gestion du courrier et des documents au sein de l’organisation.  

Dates et villes

Tunis

1000.0 TND HT

Places disponibles (15)

S’inscrire

Du 03 Dec au 04 Dec 2025

AVIS