Les objectifs de la formation

• Comprendre les principes fondamentaux et les enjeux de la gestion électronique des documents
• Apprendre à choisir et mettre en place un système de GED adapté aux besoins de l'entreprise
• Gérer et organiser efficacement les documents numériques tout au long de leur cycle de vie
• Optimiser l’archivage, la consultation, la diffusion et la sécurité des documents électroniques
• Savoir définir et gérer les flux d’information dans un système GED
• Intégrer les outils collaboratifs et les technologies cloud dans la gestion des documents

Le programme de la formation

Jour 1 : Introduction à la Gestion Électronique des Documents (GED)
1.1 Les bases de la GED

• Définition et principes de la gestion électronique des documents
• Les enjeux de la GED pour les entreprises : gain de temps, sécurité, traçabilité, réduction des coûts
• Le cycle de vie des documents : de la création à l’archivage

1.2 Les technologies et outils de la GED

• Présentation des principales solutions GED (logiciels, solutions Cloud)
• Intégration des technologies : OCR, indexation, recherche full-text
• Les normes et standards de la GED : ISO, Z39.50, PDF/A, etc.

1.3 Étapes d’implémentation d’une solution GED

• Définition des besoins et choix de la solution adaptée
• Paramétrage du système : structuration des documents, accès et droits des utilisateurs
• Mise en place de l’architecture de stockage et de gestion des documents

Jour 2 : Mise en œuvre de la GED et gestion des flux d’information
2.1 Mise en place des processus GED

• Structurer et organiser les documents dans le système GED : classification, indexation
• Automatisation des flux de documents : création, validation, circulation et archivage
• Gestion des versions et des mises à jour des documents

2.2 La gestion des droits d’accès et de la sécurité

• Définir les droits d’accès et les rôles des utilisateurs
• Garantir la sécurité des documents : contrôle d’accès, chiffrement, gestion des copies et destructions
• Archivage des documents : obligations légales et réglementaires

2.3 Collaboration et partage des documents

• Utiliser les outils collaboratifs intégrés dans la GED : partage de fichiers, édition collaborative, commentaires
• Intégration des outils de GED avec des plateformes cloud et des outils de communication (Teams, SharePoint, etc.)
• Suivi des documents et gestion des modifications en temps réel

Jour 3 : Optimisation et évolution de la GED
3.1 Optimisation de la gestion documentaire

• Améliorer les performances de recherche et d’accès aux documents
• Mise en place d’indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité du système GED
• Gestion de l’évolution du système GED et mise à jour des outils

3.2 La conformité et la gestion des documents sensibles

• Respect des normes de conformité : RGPD, archivage légal
• Gestion des documents sensibles : sécurité, contrôle des accès et des copies
• Archivage à long terme et mise en conformité avec les lois sur la conservation des documents

3.3 Études de cas et mise en pratique

• Étude de cas : mise en place d’un système GED dans une entreprise
• Atelier pratique : configuration d’une solution GED, création de flux de travail et gestion des documents
• Discussion sur les défis rencontrés et partage d’expériences

A qui s'adresse la formation ?

Responsables informatiques, responsables de la gestion documentaire, directeurs de services administratifs, chefs de projets numériques, toute personne impliquée dans la gestion des informations et des documents d'une entreprise.  

Dates et villes

Tunis

1200.0 TND HT

Places disponibles (15)

S’inscrire

Du 15 Apr au 17 Apr 2025

AVIS